Electronic signatures in official and commercial transactions

1. Introduction

Samo pojęcie podpisu nie zostało zdefiniowane w żadnym akcie normatywnym. Rozumie się przez nie „językowy znak graficzny, na który składa się co najmniej nazwisko podpisującego, także w postaci skróconej i nieczytelnej, który powinien być złożony własnoręcznie przez osobę podpisującą dokument” (1).

Innymi słowy, podpis jest sposobem jednoznacznego wskazania osoby składającej oświadczenie określonej treści lub potwierdzającej za jego pomocą zaistnienie określonego stanu rzeczy. Podpis może być wytwarzany i potwierdzany dowolną techniką i metodą, ujawniany i udostępniany w dowolnej formie i postaci oraz nanoszony i utrwalany na dowolnym tworzywie i nośniku (2).

Co ciekawe, dla ważności podpisu nie jest konieczne podanie imienia osoby podpisującej dokument. Jak skonstatował Sąd Najwyższy, „nie można formułować ogólnych wskazań co do długości lub kształtu podpisu, poza tym, że ma on stanowić napisane nazwisko, niekoniecznie czytelnie, ale w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Istotne jest bowiem to, by napisany znak ręczny – przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu – stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa”(3).

Przytoczona teza, choć aktualna, pochodzi z czasów, w których prawu polskiemu nie było jeszcze znane pojęcie podpisu elektronicznego. Te zaś pojawiło się nie tylko wraz z rozwojem nowych technologii, ale również na skutek implementacji aktów prawa unijnego, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (rozporządzenie eIDAS). W 2016 r. weszła w życie ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, zaś w kodeksie cywilnym pojawiły się instytucje formy dokumentowej (art. 772 k.c.) i formy elektronicznej (art. 781 k.c.). Z kolei na mocy nowelizacji ustawy o dowodach osobistych z 2018 r. (4) wprowadzono możliwość złożenia podpisu osobistego (będącego zaawansowanym podpisem elektronicznym) ze skutkiem równoważnym ze złożenia podpisu własnoręcznego (5).

Tak jak podpis własnoręczny służy uwierzytelnieniu dokumentów tradycyjnych, tak podpis elektroniczny uwierzytelnia dokumenty elektroniczne (sporządzone elektronicznie, jak i zdigitalizowane)(6), weryfikując tożsamość stron biorących udział w komunikacji elektronicznej, którą cechuje anonimowość osób kontaktujących się wirtualnie.

2. Podpis elektroniczny w UE
Na obszarze UE pojęcie „podpisu elektronicznego” zostało wprowadzone Dyrektywą nr 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r., od lipca 2016 r. zastąpioną Rozporządzeniem z dnia 23 lipca 2014 r. nr 910/2014 (7). Zgodnie z definicją tam zawartą, „podpis elektroniczny” oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis.

Rozporządzenie określa warunki uznawania przez państwa członkowskie Unii Europejskiej środków identyfikacji elektronicznej osób fizycznych i prawnych, objętych notyfikowanym systemem identyfikacji elektronicznej innego państwa członkowskiego (artykuł 1). Jednakże rozporządzenie nie ma wpływu na prawo krajowe ani unijne związane z zawieraniem i ważnością umów lub innych zobowiązań prawnych lub proceduralnych, dotyczące ich formy (artykuł 2 ust. 3 Rozporządzenia).

Rozporządzenie przewiduje trzy rodzaje podpisów elektronicznych:
1. podpis elektroniczny – oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis (art. 3 pkt 10);
2. zaawansowany podpis elektroniczny – oznacza podpis elektroniczny, który spełnia następujące wymogi:
• jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu;
• umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego;
• jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą; oraz
• jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna;
3. kwalifikowany podpis elektroniczny – oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Podpisy elektroniczne mogą być składane wyłącznie przez podpisującego będącego osobą fizyczną.
Jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny ma, na mocy rozporządzenia, skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 25 ust.2). Ponadto, kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich (25 ust. 3).

Skutki prawne złożenia pozostałych podpisów elektronicznych (tzw. „zwykłego” i zaawansowanego) należy zdefiniować w prawie krajowym. Możliwe jest zatem zrównanie z podpisem własnoręcznym innych rodzajów podpisu elektronicznego, bowiem przepisy rozporządzenia nie wykluczają takiej możliwości.

Reasumując: w zakresie nieuregulowanym Rozporządzeniem eIDAS państwa członkowskie UE mają swobodę w określeniu skutków prawnych posługiwania się w obrocie cywilnoprawnym poszczególnymi rodzajami podpisów elektronicznych.
(korzystając z tej kompetencji polski ustawodawca w art. 12d ust. 2 ustawy o dowodach osobistych postanowił, że złożenie podpisu osobistego może wywołać skutek prawny równoważny złożeniu podpisu własnoręcznego w stosunku do podmiotu innego niż podmiot publiczny w razie wyrażenia na to zgody przez obie strony; podpis osobisty na gruncie u.d.o. jest zaawansowanym podpisem elektronicznym (w rozumieniu Rozporządzenia), składanym przy użyciu dowodu osobistego – stąd nie wywołuje skutku równoważnego podpisowi własnoręcznemu ex lege).

3. Podpis elektroniczny w Polsce
Instytucję podpis osobistego (będącego zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu Rozporządzenia eIDAS) reguluje ustawa o dowodach osobistych. Dowód osobisty posiada dwie warstwy – graficzną i elektroniczną; wiarygodność danych zawartych w warstwie graficznej dowodu osobistego można potwierdzić przez porównanie tych danych z danymi zawartymi w warstwie elektronicznej. Dowód osobisty umożliwia jego posiadaczowi:
• składanie podpisu elektronicznego,
• uwierzytelnianie w usługach online za pomocą profilu osobistego,
• potwierdzanie obecności w określonym czasie i miejscu
– art. 10a u.d.o.
Tym samym, podpis osobisty może być złożony jedynie przy użyciu dowodu osobistego; usługa ta jest udostępniana obywatelom przez państwo w ramach kompetencji organów władzy publicznej realizujących zadania związane z wydawaniem dowodów osobistych i ma charakter opcjonalny.

4. Podpis elektroniczny w wybranych państwach UE
1. Francja
We Francji wyróżniane są rodzaje podpisów elek­tronicznych przewidziane w rozporządzeniu eIDAS:
• zwykły podpis elektroniczny (signature électronique simple – SES),
• zaawansowany podpis elektroniczny (signature électronique avancée – SEA) i
• kwalifikowany podpis elektroniczny (signature électronique qualifiée – SEQ)
przy czym zrównana jest skuteczność prawna zwykłego podpisu elektronicznego i zaawansowanego podpisu elektronicznego.
Moc prawna podpisów elektronicznych jest uznawana także przez orzecznictwo – w wyroku z 1 kwietnia 2016 r. (Cass. Civ. 1ère, N° 15–10.732) Sąd Kasacyjny stwierdził, że dokumenty opatrzone kwalifikowanym lub zaawansowanym podpisem elektronicznym można uznać za prawnie wiążące dokumenty pisemne, jeżeli prawo wymaga formy pisemnej (8).
Od marca 2021 r. we Francji wydawane są nowe dowody osobiste (carte nationale d’identité électronique – CNIE), wyposażone w elektroniczny chip, kod QR i odciski palców. Elektroniczny chip zawiera wszystkie dane osobowe zamieszczone na fizycznej karcie (m.in. imię i nazwisko, datę uro­dzenia, narodowość), a także zdjęcie posiadacza i dwa odciski palców (z wyjątkiem dzieci poniżej 12. roku życia). Kod QR stanowi podpis elektroniczny (pieczęć elektroniczną – cachet électronique visible, CEV), służący potwierdzeniu autentyczności. Dowody są ważne jedynie przez 10 lat.

2. Niemcy
Wyróżniane w prawie niemieckim rodzaje podpisów elektronicznych obejmują:
• zwykły podpis elektroniczny (einfache elektronische Signatur – EES),
• zaawansowany podpis elektroniczny (fortgeschrittene elektroni­sche Signatur – FES) i
• kwalifikowany podpis elektroniczny (qualifizierte elektronische Signatur – QES).
Podstawę prawną stosowania podpisów elektronicznych na poziomie krajowym stanowi przede wszystkim ustawa z 18 lipca 2017 r. o usługach zaufania

Forma elektroniczna uznawana jest przez niemiecki kodeks cywilny za równoważną formie pisemnej wyłącznie w przypadku złożenia oświadczenia woli opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Natomiast ze względu na bezpośrednie stosowanie rozporządzania eIDAS opatrzenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym skutkuje spełnieniem wymogu formy pisemnej także wówczas, gdy forma elektroniczna została wyraźnie wykluczona na gruncie prawa krajowego. Odnosi się to m.in. do umowy poręczenia (§ 766 zd. 2 k.c. niem.), umowy kredytu konsumenckiego (§ 492 ust. 1 zd. 1 k.c. niem.), rozwiązania stosunku pracy (§ 623 k.c. niem.) czy wypowiedzenia umowy najmu (§ 568 ust. 1 k.c. niem.). Złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie jest natomiast wystarczające, jeżeli przewidziany został wymóg formy aktu notarialnego, jak np. w przypadku umowy sprzedaży nieruchomości (§ 311b ust. 1 k.c. niem.) i umowy o spadek (§ 2276 i 2371 k.c. niem.)

Elektroniczny dowód osobisty (neuer Personalau­sweis – nPA) wprowadzono w Niemczech już w 2010 r. Dowód ten:
• pełni funkcję dokumentu tożsamości (funkcja identyfikacji elektronicznej – eID) – funkcja umożliwiająca uwierzytelnienie się celem uzyskania dostępu do usług administracji publicznej online,
• służy do składania kwalifikowanych podpisów elektronicznych – podpisów potwierdzonych kwalifikowanym certyfikatem (Unterschrift mit einem Signaturze­rtifikat) za pomocą karty podpisu (Signaturkarte), jak również podpisów elektronicznych generowanych zdalnie przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania w imieniu składa­jącego podpis (Fernsignatur).

3. Austria

W Austrii kwestię podpisów elektronicznych reguluje ustawie o podpisach elektronicznych i usługach zaufania w transakcjach elektronicz­nych (dalej: u.p.e. austr.), która weszła w życie 1 lipca 2016 r., zastępując ustawę o podpisie elektronicznym.

Jedynie oświadczenie woli opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym wywołuje skutek równoważny formie pisemnej. Zatem zaawansowany podpis elektroniczny (fortgeschrittene elektronische Signatur – FES) nie zastępuje podpisu własnoręcznego. Ze względu jednak na brak wymogu formy pisemnej w przypadku większości czynności prawnych opatrzenie oświadczenia woli zaawansowanym podpisem elektronicznym jest wystarczające. Dotyczy to m.in. umów dwustronnie profesjonalnych, do których zawarcia nie jest wymagana forma pisemna, ale tzw. bezpieczna forma tekstowa, zapewniająca ustalenie tożsamości składającego podpis oraz rozpoznawalność zmiany danych (9).

Od 2003 r. kwalifikowany podpis elektroniczny można złożyć za pomocą elektronicznego dokumentu tożsamości – karty obywatela (Bürgerkarte). Rozwiązanie to zapewnia unikalną identyfikację i uwierzytelnienie użytkowników w ramach usług administracji publicznej, jak również w sektorze prywatnym. Karta obywatela nie stanowi dowodu osobistego, a rodzaj identyfikatora. Zasady stosowania karty obywatela określa ustawa o administracji elektronicznej. Kartą można się posługiwać w formie aktywowanej karty elektronicznej albo za pomocą telefonu komórkowego (Handy-Signatur).

4. Podsumowanie

Wprowadzone w UE rozwiązania wpisują się w aktualne tendencje rozwoju elektronicznego obrotu prawnego i elektronicznej administracji publicznej. Ratio legis zmian leży w zapewnieniu powszechnie dostępnego instrumentu pozwalającego każdemu obywatelowi na składanie podpisu elektronicznego będącego ekwiwalentem podpisu własnoręcznego z zachowaniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa obrotu, a zarazem bez koniecz­ności ponoszenia nadmiernych kosztów (10).